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您现在的位置:保定人才网 > 徐水区人才网 > 最新求职资讯 > 职场智库 | 就业前,你必须要知道的“三板斧”

高考刚刚结束,各大高校的学子们,在紧张准备毕业事宜的同时,就业也悄然在很多小伙伴的心中提上日程。



无论你上学时,是否有过相关经验,但是:Word、Excel、PPT这三样office常用工作软件,是一定要学会使用的。国内企业实现电脑化办公多年,以上三样工作软件会频繁地应用在各类工作场合,如果不能熟练使用,会对我们的就业造成难以想象的障碍。


今天,我们来讲讲关于职场必备的工具使用技巧——office三件宝(Word、Excel、PPT)


Word——大量应用于工作文件编辑、办公文件传阅

Excel——各种数据分析、报表、报表制作

PPT——汇报工作、客户交流、内部培训、会议展示


这些工具的应用和技巧,网上已经有很多现成的教材和教程了。

今天,我们就为大家来分享对于这三类软件的实用技巧吧。


 1


用Word

快速处理各类文字工作


【01】打印内容多一页,如何省纸?


进入【打印预览编辑模式】,点击【减少一页】。


如果你第二页只有一点内容,Word 自动在尽量不影响效果的情况下将将它们缩成一页。


请注意!Word 其实是通过缩小文本字号和间距来尝试减少页数,所以成功后字号和间距会变小。


当然,如果内容太多,减少一页会失败。这时候你可能就要手动调整页边距和字体大小了。



如果你无法找到【打印预览编辑模式】,可以通过以下方式添加。



【02】如何只打印文档中的某些段落文字



你也许知道,可以打印制定页面。


可是,如果只打印第二段文字呢?


很简单,只要选中需要打印的内容,在打印时选择【打印所选内容】就可以啦~



【03】Word中的分屏功能,了解一下


手机有个分屏功能,可以聊天看视频两不误,你知道Word也有分屏功能,让你一份文档轻松可以上下对照,不用滚来滚去!



【04】遇到英文读不懂怎么破?用Word就够了!


阅读英文文档最烦的事,是遇到不认识的单词,总要复制-粘贴-翻译,麻烦。要是没网就更麻烦!


开启Word 的“英汉词典”,让你一秒翻译,不用上网~



 2


用Excel

数据处理竟能如此简单


你分享一些你应该知道的Excel技巧,让你摆脱海量数据面前的“密集恐惧症”。


【1】快手是如何产生的


你经常需要使用鼠标点很多次的操作,可能一个快捷键就可以一次性搞定。这里精挑细选了一些常用的快捷键,保证让你的手速快到飞起。


【Ctrl+Pgdn/Pgup】  切换工作表

【Shift+F11】      插入一个新的工作表

【Ctrl+方向键】    跳转到内容末尾

【Ctrl+Shift+方向键】 全选指定范围

【Shift+方向键】   连选

【Crtl+F】    查找和替换

【Ctrl+G】   定位

【Ctrl+:】    显示当前日期

【Ctrl+Shift+;】 显示当前时间

【Shift+F3】   显示函数参数框


【2】快速分析数据


还不知道怎么分析你的数据,选中你的数据区域,按住【Ctrl+Q】启动快速分析,可以选择图表、条件格式、公式快速分析你的数据。



俗话说(好俗),字不如表,表不如图。

隆重推荐Excel中的迷你图,让你的Excel中有数有图,逼格提升一万点。


【3】再见手动录入信息


我们经常遇到从数据库导出来的表格内容,是合并在一个单元格里。如果提取某一行单元格的特定数据时,比如身份证的出生日期、公司姓名、地址等,不会函数只能复制粘贴,练就一手鼠标快手。


有了快速填充,无论是提取数据、还是转换格式,都只需要输入第一个单元格内容,按住【Ctrl+E】就一键就可以快速提取我们想要的信息!



 3


PPT

快速处理各类文字工作


1.模板选择


锐普PPT论坛:http://www.rapidbbs.cn/

演界网:http://www.yanj.cn/

Pptstore:http://www.pptstore.net/


PPT很多时候令小伙伴们头痛的地方在于,好看的模板到哪找?以上为大家推荐这三个网址,日常工作汇报用的模板都可以在以上三个网站中找到,节约时间。


2.常用热键


Ctrl+S 保存

Ctrl+B 加粗

Ctrl+L/E/R 左对齐/居中/右对齐

Ctrl+G 组合

Ctrl+M 新建一张幻灯片

Ctrl+[ 缩小字号

Ctrl+] 增大字号

Ctrl+Shift+C/V  复制粘贴格式

Ctrl+Shift+G 取消组合

F5/ Shift+F5 从第一页放映/从当前页放映

放映时:B/W  全黑/全白


PPT中快捷键有一打,记忆热键的最好方式是用到了记,不然都是纸老虎。


3.嵌入字体/设置自动保存

当PPT中存在艺术字体时,则需要将字体与PPT文件“打包”起来,避免更换电脑播放时无字体文件而降低演示效果


步骤:文件-选项-保存-将字体嵌入文件/保存自动恢复时间间隔

建议5-10分钟的保存间隔。


注意:嵌入字体在PPT完全制作完成后勾选,不然每次自动保存都会因为“正在嵌入字体”卡壳,影响制作效率。



4.一键替换PPT字体


经常帮领导修改PPT的人,都会遇到一种情况,就是PPT中用的字体不能很好匹配整个PPT,导致幻灯片的美观度大大下降。


这个时候,我们需要给PPT换一种字体,但通常PPT都有几十页,如果一页一页的去更改字体的话,就会很麻烦,这个时候就可以使用PPT中的神技能:一键替换字体。


比如下面这个案例,我们将文本中不太适合的宋体替换成微软雅黑。


具体操作很简单


第一步,选中开始菜单,在功能区的右侧,有一个替换的选项,我们点击下拉三角形,选择替换字体。


第二步,选择替换字体之后,就可以弹出如下图这样一个窗口。第一行是要被替换的字体,第二行是替换的字体,选择好之后,点击替换就OK了。




5.PPT遥控器


很多小伙伴,平常肯定遇到过给领导/客户讲方案、做汇报时找不到翻页笔,或者电脑识别不了的情况。那么此时,我们就能选择使用手机软件工具来代替翻页笔的功能。


在此,给大家推荐一款播放利器,手机&电脑联网即可,扫码连接控制播放。


下载链接:

http://ap.baidu.com/pptctrl/?id=972f2dd5e3857e3f75198231d51b6dca&st=1441458435_8019


注意:不限局域网,联网即可。


面对现实的就业,比心存迷茫更让人慌张的就是缺乏一技之长。今天所讲述的office应用技巧可以帮助大家更加快速有效的工作。希望各位伙伴,可以借助今天的契机,掌握更加实用的技巧,为职场的成长奠定更加扎实的基础。

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